Un CRM multi-tenant héberge plusieurs entreprises sur une même plateforme, chacune dans un espace cloisonné que les autres ne voient pas. Pour une PME marocaine, c'est ce qui permet d'avoir un logiciel de gestion commerciale maintenu par son éditeur, sans serveur à administrer, à un prix en dirhams. Voici ce que ce modèle change concrètement, et ce qu'il ne fait pas.
Qu'est-ce qu'un CRM multi-tenant, concrètement ?
C'est une seule application, une seule base de données, et autant d'organisations que de clients. Chaque organisation possède ses clients, ses affaires, ses devis, ses factures et ses utilisateurs. Un commercial de la société A ne peut pas tomber sur une fiche de la société B, même par erreur.
Dans Excelia CRM, ce cloisonnement n'est pas un simple filtre d'affichage : il est appliqué par la base de données elle-même. Une requête qui sortirait de son organisation ne renvoie rien. C'est la différence entre « on a caché le bouton » et « la porte n'existe pas ».
Le mot tenant vient de l'anglais : le locataire. Chaque entreprise loue un espace dans un immeuble commun. Les murs sont les mêmes pour tous, l'appartement est à vous.
Pourquoi ce modèle convient aux PME marocaines
Parce qu'il supprime trois postes de dépense que la plupart des PME n'ont ni le temps ni l'envie de porter.
- Pas de serveur à gérer. L'hébergement, les sauvegardes et la surveillance sont à la charge de l'éditeur. Vous n'embauchez pas un informaticien pour faire tourner un CRM.
- Des mises à jour pour tout le monde, en même temps. Quand une évolution est livrée, elle l'est pour toutes les organisations. Personne ne reste sur une vieille version parce que « la migration, on verra plus tard ».
- Un prix mutualisé, facturé en dirhams. L'offre Essentiel démarre à 990 DH HT par mois pour cinq utilisateurs, et chaque utilisateur supplémentaire coûte 149 DH. Le détail est sur la page des tarifs, avec les frais de mise en service et les conditions d'engagement.
Il y a un quatrième avantage, moins visible : le droit marocain est le même pour tous les locataires de l'immeuble. Les mentions obligatoires de l'article 145 du Code général des impôts sont contrôlées sur chaque facture, et le fichier structuré attendu par la DGI est produit pour chaque document. Un éditeur étranger ne fait pas ce travail pour vous.
Comment votre organisation est créée
Il n'y a pas de bouton « créer mon espace » qui ouvre un compte tout seul. La souscription se fait sur exceliagroup.ma/tarifs, le règlement par virement, puis un administrateur Excelia valide et ouvre l'organisation. Vous recevez vos identifiants par courriel. Ce passage par un humain est voulu : un compte de gestion commerciale ne devrait pas naître d'un formulaire rempli à deux heures du matin par un robot.
Une fois connecté, la première chose à faire est de remplir la fiche Ma société : raison sociale, adresse, ICE, IF, RC, logo, couleur de marque, pied de page et conditions par défaut. Ce bloc n'est pas décoratif. Il conditionne l'émission de vos devis et de vos factures : sans ICE, pas de facture conforme.
Les rôles : qui voit quoi dans votre organisation
Excelia CRM distingue quatre niveaux, et le menu s'adapte à chacun. Ce qu'un rôle n'ouvre pas n'apparaît pas à l'écran.
- Commercial et Téléprospecteur : tableau de bord, clients, pipeline, agenda, relances, devis et factures, catalogue, rapports. Le stock est consultable, pas modifiable.
- Manager : tout ce qui précède, plus les achats (fournisseurs, bons de commande, factures fournisseurs) et l'écriture dans le stock.
- Administrateur d'organisation : tout ce qui précède, plus la vue Direction (facturé, encaissé, impayés sur douze mois) et la fiche Ma société.
- Super-administrateur Excelia : c'est le rôle de l'éditeur, pour le support. Il est le seul à voir plusieurs organisations.
Ajouter un collaborateur
Deux chemins. L'administrateur crée le compte depuis l'écran Équipe, bouton Nouvel utilisateur. Ou bien le collaborateur crée lui-même son compte depuis l'écran de connexion : il reste alors « en attente » et ne peut pas entrer tant qu'un administrateur ne lui a pas attribué un rôle. Un courriel prévient l'administrateur. Personne ne s'invite seul dans votre organisation.
Gérer un départ
On ne supprime pas un utilisateur qui s'en va, on le désactive. Son nom doit rester sur les affaires qu'il a clôturées et dans l'historique des fiches. Le CRM propose alors de réattribuer ses fiches à un collègue, et le compte désactivé sort automatiquement de la répartition des nouveaux contacts.
La sécurité au quotidien
Le cloisonnement entre organisations protège contre les autres locataires. Il reste à se protéger contre un mot de passe volé. Pour cela, chaque utilisateur peut activer la double authentification depuis Paramètres : un QR code à scanner avec Google Authenticator ou une application équivalente, puis un code à six chiffres à saisir à chaque connexion. La désactiver demande le mot de passe.
Notre conseil est simple : rendez-la obligatoire pour les administrateurs d'organisation dès le premier jour. Ce sont eux qui voient la Direction et la fiche légale.
Ce que le multi-tenant ne fait pas
Un point mérite d'être dit clairement, parce qu'il crée des malentendus. Le multi-tenant sépare les entreprises ; il ne les regroupe pas. Si vous dirigez un groupe de trois sociétés, chacune aura son organisation, avec ses propres utilisateurs, ses propres factures et sa propre fiche légale. Un dirigeant qui veut une vue consolidée des trois n'aura pas un tableau de bord commun dans le CRM.
Ce n'est pas un défaut du produit, c'est une conséquence du cloisonnement : la même règle qui empêche un concurrent de voir vos données empêche une filiale de voir celles de sa sœur. Si c'est votre situation, parlez-nous-en avant de souscrire. On regardera ensemble ce qui se consolide, et comment.
Par où commencer
Commencez par une seule organisation et cinq utilisateurs, même si vous en avez vingt. Remplissez la fiche légale, activez la double authentification pour l'administrateur, importez vos clients, et faites tourner le pipeline pendant un mois. Vous saurez alors exactement quels rôles attribuer aux quinze autres. C'est plus rapide que de tout paramétrer d'avance pour des gens qui n'ont jamais ouvert l'outil.
Les offres et les prix sont sur la page des tarifs. Pour voir le CRM tourner avant de décider, demandez une démonstration.
Questions fréquentes
Mes données sont-elles visibles par d'autres entreprises ?
Non. Chaque organisation est cloisonnée par la base de données elle-même, pas seulement par l'affichage. Seul un super-administrateur Excelia, pour le support, voit plusieurs organisations.
Combien coûte Excelia CRM ?
L'offre Essentiel est à 990 DH HT par mois pour cinq utilisateurs, puis 149 DH par utilisateur supplémentaire. Les offres Gestion (10 utilisateurs) et Direction (20) sont détaillées sur la page des tarifs. Les frais de mise en service sont offerts pour un engagement de douze mois. TVA en sus.
Comment ajouter un collaborateur ?
Depuis l'écran Équipe, bouton Nouvel utilisateur. Un collaborateur peut aussi créer son compte depuis l'écran de connexion : il reste en attente jusqu'à ce qu'un administrateur lui attribue un rôle.
Que se passe-t-il quand un collaborateur quitte l'entreprise ?
On désactive son compte, on ne le supprime pas : son nom reste sur ses affaires clôturées. Le CRM propose de réattribuer ses fiches à un collègue.